为了规范政府采购行为，提高工作效率和采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据国家、省和市政府采购相关法律法规及改革精神，结合本办实际，制定本管理制度。
一、总体规定
1、采购原则制度
本办政府采购及购买社会服务项目遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则、诚实信用原则和程序化、规范化、痕迹化要求实施。
2、适用范围
本办年度批准预算内，使用财政性资金采购荆门市政府依法制定的集中采购目录以内的或采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
3、采购当事人
本办采购当事人指承办采购的科室或二级单位、供应商和采购代理机构。
4、主管部门
本办政府采购主管部门为财务科。
二、采购方式
采购方式为：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价和政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
三、采购程序
原则上列入年度预算内采购的货物、工程和服务项目均应实行政府采购，非预算类项目不在本办法规定范畴。各业务部门应将采购项目详细明细及技术要求经分管领导签字后报财务科，财务科提出采购方式意见并报分管领导审定后，录入市政府采购管理系统，批准后按程序组织实施。采购代理机构应为政府采购服务商名录内，且必须将其公司资质及相关情况报办财务科备案，并与其签订委托协议书。
（一）公开招标
1、公开招标采购方式的适用条件
单项或批量采购金额达到100万元以上（含100万元）的货物、工程和服务项目，必须实行公开招标。
2、公开招标方式的程序：
（1）成立公开招标项目领导小组及专班；
（2）采购人编制详细的采购项目需求；
（3）与委托代理机构签定委托协议；
（4）审定公开招标公告，按《政府采购信息公告管理办法》的有关规定发布；
（5）审定公开招标文件（包括评标标准、废标条件等），经采购监管科室审核后，由代理机构向符合资质要求的供应商公开发信，自招标文件发放之日起至投标人提交投标文件之日止，不得少于20天；
（6）按《中华人民共和国政府采购法实施条例》的要求组织评标活动，必要时对供应商进行实地考核；
（7）2个工作日内在规定的媒体上发布中标公告；
（8）发放中标通知书，并在5个工作日内与中标供应商签订采购合同；
（9）由承办项目科室提出申请，采购主管部门组织相关承办人员、监督检查人员，必要时可聘请相关专家，按招标文件和合同要求组织验收，并签署验收清单或意见；
（10）持发票、合同、验收合格清单向财务申请付款；
（11）采购活动结束后，7个工作日内将采购活动资料装订成册，存档备查。
（二）邀请招标
1、邀请招标采购方式的适用条件
只能从有限范围的供应商采购的或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采用邀请招标方式。
2、邀请招标方式的程序：
采用邀请招标方式的程序，除招标公告（邀请招标书）按规定直接向随机抽取的符合资质要求的三家以上供应商发出外，其他操作程序参照公开招标方式。
（三）竞争性谈判
1、竞争性谈判采购方式的适用条件
政府集中采购项目目录内，预算金额为单项或批量采购金额5万元（含5万元）以上的货物、工程和服务项目，依法委托集中采购机构或合法中介组织代理采购;
2、竞争性谈判方式的程序：
（1）组成评委谈判小组，并确定主谈判人以及对谈判人员进行分工，其中谈判小组由采购人代表、有关专家或专业技术人员三人以上单数组成，专家或专业技术人员不得少于总人员数的三分之二；
（2）向随机抽取的符合资质要求的不少于三家以上的供应商发出邀请函或电，明确竞争性谈判采购的标的物、谈判的时间、地点和基本要求以及供应商所需准备工作；
（3）制定谈判方案；
（4）对标的物有关市场进行调查，征求有关专家学者的意见，了解市场行情，确定基本价位；
（5）分别进行一对一的谈判，并进行多轮报价；
（6）谈判小组会议确定最佳供应商为中标单位（按政府采购非招标方式管理办法规定确定中标候选供应商），发中标通知书、签订合同；
（7）合同履行完毕后由承办项目科室提出申请，采购主管部门组织相关承办人员、监督检查人员，必要时可聘请相关专家，按招标文件和合同要求组织验收，并签署验收清单或意见；
（8）持发票、合同、验收合格清单向财务申请付款；
（9）采购活动结束后，7个工作日内将采购活动资料装订成册，存档备查。
（四）竞争性磋商
1、竞争性磋商采购方式的适用条件
竞争性磋商采购必须符合以下条件：服务性项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品、专刊、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照招投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
2、竞争性磋商方式的程序：
竞争性磋商采购其操作程序与竞争性谈判程序相同（见财政部、财库[2014]214号文件规定程序）。
（五）询价
1、询价采购方式的适用条件
未达到上述金额条件的工程、货物类项目，均采用此法。
2、询价采购方式的程序：
（1）成立询价领导小组及专班；
（2）制定询价采购通知书；
（3）从随机抽取的符合资质要求的三家以上供应商发出邀请函让其报价；
（4）在规定的时间内收取投标供应商密封投标报价单；
（5）按《政府非招标采购方式管理办法》第48条的规定，确定中标供应商，签订合同；并将结果通知所有被询价的未中标供应商；
（6）合同履行完毕后由承办项目科室提出申请，采购主管部门组织相关承办人员、监督检查人员，按合同要求组织验收，并签署验收清单或意见；
（7）持发票、合同、验收合格清单向财务申请付款；
（8）采购活动结束后，7个工作日内将采购活动资料装订成册，存档备查。
（六）单一来源采购
1、单一来源采购方式的适用条件
单一来源采购必须符合以下条件：只能从唯一供应商处采购；发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目的一致性或服务配套的要求，需从原供应商处采购且资金总额不超过原合同采购金额的10%的。
2、采购方式的程序：
（1）由承办科室书面申请，经分管领导签字后，提出采用单一来源采购方式的原因和理由，采购主管部门向市采购办申报批准；
（2）在指定的《中国湖北政府采购网》媒体上公示，公示期不少于5个工作日，公示结果一并报采购主管部门；
（3）组成三人以上谈判小组与供应商谈判，确定成交价格，签订合同；
（4）合同履行完毕后由承办项目科室提出申请，采购主管部门组织相关承办人员、监督检查人员，按合同要求组织验收，并签署验收清单或意见；
（5）持发票、合同、验收合格清单向财务申请付款；
（6）采购活动结束后，7个工作日内将采购活动资料装订成册，存档备案。
四、采购合同
（一）本办政府采购合同均应采用书面形式，内容与格式应符合国家规定。
（二）采购项目合同自签订之日起7个工作日内，承办科室应将合同副本报财务科备案。
（三）采购项目前期预付、进度款不得超过项目总金额的80%，有质保期项目其质量保证金不低于5%。
（四）合同履行中，项目需追加的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同的10%。
五、质疑与投诉
（一）供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己权益受到损害的，可以在知晓采购文件内容、采购过程z结束、知晓中标成交结果之日起，7个工作日内提出书面质 疑。
（二）对供应商提出的书面质疑，由承办采购领导小组或专班在收到质疑书之日起，7个工作日内书面作出答复，但答复的内容不得涉及人防及商业秘密。
（三）如供应商对答复不满意或对采购人、采购代理机构未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内按《政府采购供应商投诉处理管理办法》向市级采购主管部门进行投诉。
（四）承办采购领导小组或专班收到投诉书副本后5个工作日内应向市级采购主管部门书面作出说明，并提供证据、依据及其他相关材料。
（五）如投诉属实，本办采购管理部门（财务科）或纪检组应当在收到投诉书副本后30个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。
六、资料归档
（一）招标归档资料
1、内部审批文件；
2、采购计划下达函；
3、招标文件（招标公告，评标文件，评标专家签字结论，中标公告和中标通知书）
4、采购合同；
5、验收清单或意见；
6、采购计划确认函；
7、其他应归档的资料。
（二）竞争性谈判、竞争性磋商归档资料
1、内部审批文件；
2、采购计划下达函；
3、竞争性谈判、竞争性磋商文件（公告、谈判小组名单、谈判文件、投标书、2次报价书、中标公告、成交通知书）
4、采购合同；
5、验收清单或意见；
6、采购计划确认函。
7、其他应归档的资料。
（三）询价采购归档资料：
1、内部审批文件；
2、采购计划下达函；
3、询价表；
4、询价汇总表；
5、采购合同；
6、验收清单或意见；
7、采购计划确认函。
8、其他应归档的资料。
（四）单一来源采购归档资料：
1、单一来源采购依据（报告、公告）；
2、单一来源采购计划下达函
3、采购小组名单；
4、投标书；
5、采购报告书；
6、成交通知书；
7、采购合同；
8、验收清单或意见；
9、采购计划确认函；
10、其他应归档的资料。
所有采购项目材料应完整、翔实，由财务科汇总，分年度按类别装订成册，交档案室保存。
七、监督检查
（一）采购活动的决策和执行应当相互分离，经办采购人员与负责采购合同审核、验收人员的职责权限应当明确，并相互监督、相互制约。
（二）采购人必须按照本管理制度规定的采购方式和程序进行采购，任何人不得违反管理制度，要求采购人向其指定的供应商进行采购。
（三）当事人应当如实反映情况，提供有关材料，公布采购结果。
（四）任何单位和个人对采购活动中的违法行为，有权检举和控告。
（五）本办政府采购主管部门和监督检查主管部门有权对采购过程、结果实施检查、调查和查处。